Conditions d’utilisation

1. Acceptation

En accédant à la plateforme et aux API de FluxFront (les « Services ») ou en les utilisant, vous acceptez les présentes conditions d’utilisation (les « Conditions »). Les Services sont fournis par FluxFront Inc. (« nous », « FluxFront »), société constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions (Ontario), Canada (société ontarienne no 1001727862).

Les présentes Conditions incorporent la politique de confidentialité à fluxfront.ca/privacy et, le cas échéant, l’Addendum sur le traitement des données à fluxfront.ca/dpa.

2. Les Services

FluxFront offre des outils logiciels en tant que service aux entreprises de services, notamment :

• un agent vocal IA qui répond aux appels entrants et les traite;
• un agent de textos IA qui traite les messages texte entrants et peut planifier des rendez-vous de façon autonome;
• un outil de réservation pour prendre des rendez-vous en ligne;
• une interface de gestion de la relation client (CRM);
• des séquences automatisées de courriels et de textos (rappels transactionnels, suivis);
• un traitement des paiements intégré;
• une interface de rapports et d’analyses;
• des intégrations facultatives de tiers (plateformes publicitaires, synchronisation de calendrier et autres).

Avis sur l’IA

Les Services s’appuient sur des grands modèles de langage (GML) probabilistes. Vous reconnaissez que :

• les GML peuvent produire des réponses inattendues, inexactes ou inappropriées au contexte (des « hallucinations »);
• l’agent vocal, l’agent de textos et l’agent de clavardage peuvent, à l’occasion, citer des prix, planifier des rendez-vous ou faire des déclarations qui ne reflètent pas les politiques de votre entreprise;
• il vous incombe de surveiller les réponses de vos agents IA, de configurer leurs consignes et leurs règles, et d’intervenir au besoin.

Nous ne garantissons pas que les réponses de l’IA seront exactes ou appropriées en toutes circonstances. Voir la section 8 pour la limitation de responsabilité et son interaction avec le présent avis.

3. Admissibilité et ouverture de compte

Vous ne pouvez vous inscrire aux Services que si :

• vous avez 18 ans ou plus;
• vous êtes autorisé à agir au nom de l’entité commerciale que vous inscrivez;
• vous acceptez les présentes Conditions et la politique de confidentialité.

Les comptes de Locataires sont créés au moyen d’un processus d’intégration administré par FluxFront. Nous pouvons refuser ou résilier tout compte à notre discrétion, conformément aux présentes Conditions.

4. Obligations et responsabilités du Locataire

Vous êtes le responsable du traitement des renseignements personnels de vos Consommateurs finaux. Il vous incombe de respecter toutes les lois applicables à votre entreprise, notamment :

Droit des communications

• LCAP (Canada) : vous obtiendrez un consentement exprès ou tacite avant d’envoyer des messages électroniques commerciaux (textos ou courriels) au moyen des Services. Vous respecterez les demandes de désabonnement et de STOP.
• TCPA (États-Unis) : si certains de vos clients se trouvent aux États-Unis, vous obtiendrez un consentement écrit exprès préalable avant d’envoyer des textos de marketing au moyen de composeurs automatiques.
• Dans les deux cas : vous n’utiliserez pas les Services pour envoyer des communications illégales, trompeuses, harcelantes ou massives non sollicitées.

Enregistrement vocal

Vous configurerez l’agent vocal de façon à respecter les lois applicables sur l’avis d’enregistrement des appels dans chaque territoire où résident vos clients. Le message d’accueil par défaut de l’agent vocal de FluxFront comprend un avis d’enregistrement qui convient à la plupart des territoires; il vous incombe de confirmer qu’il répond aux exigences de votre territoire (y compris les régimes de consentement de toutes les parties, comme ceux de la Californie, de la Floride, de l’Illinois et du Massachusetts).

Renseignements sur la santé

Si vous exercez vos activités dans un secteur réglementé des renseignements sur la santé (cabinet médical, clinique dentaire, spa médical, etc.), vous ne pouvez pas conserver de renseignements personnels sur la santé dans les Services, sauf si :

• vous avez signé l’Addendum sur les fournisseurs de services électroniques de FluxFront;
• vous avez évalué de façon indépendante que les mesures techniques et organisationnelles de FluxFront répondent aux exigences de votre ordre professionnel;
• vous mettez en place des processus appropriés pour respecter vos obligations en vertu de la LPRPS, de la Loi 25 du Québec ou d’une loi équivalente.

Droit des paiements et protection du consommateur

Vous êtes le commerçant responsable de toutes les transactions traitées par votre compte de processeur de paiement connecté au moyen des Services. Il vous incombe :

• de divulguer clairement et avec exactitude vos politiques d’absence, d’annulation et de remboursement avant de facturer les clients;
• de régler avec vos clients les litiges de paiement, les rétrofacturations et les remboursements;
• de respecter le droit de la consommation de vos territoires;
• lorsque vous prélevez une carte enregistrée, d’obtenir l’autorisation du client avant le prélèvement et, si vous utilisez le mode de prélèvement en personne « le client est ici », d’attester avec exactitude que le client est présent et a approuvé le prélèvement. Vous êtes seul responsable de l’exactitude de cette attestation.

Dispositions générales

Vous n’utiliserez pas les Services à des fins illégales, y compris la fraude, le harcèlement, la transmission de contenu illégal, la violation de la propriété intellectuelle ou toute activité qui contrevient aux politiques d’utilisation acceptable de notre processeur de paiement, de nos fournisseurs de communications ou de tout sous-traitant.

5. Paiement, abonnement et facturation

Frais d’abonnement

Vous paierez les frais d’abonnement publiés ou communiqués au moment de l’inscription, ou convenus séparément par écrit. Les frais sont facturés à l’avance par cycles mensuels ou annuels. Les frais excluent les taxes applicables (TVH, TPS ou l’équivalent), que nous ajouterons lorsque c’est requis.

Renouvellement automatique

Les abonnements se renouvellent automatiquement à la fin de chaque cycle de facturation, à moins que vous n’annuliez avant la fin de la période en cours par votre compte du portail ou en écrivant à [email protected]. L’annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours; aucun remboursement partiel n’est accordé pour la portion inutilisée d’un cycle de facturation, sauf si le droit de la consommation applicable l’exige.

Paiements refusés et relances

Si le paiement d’un abonnement est refusé, nous réessaierons le traitement selon des règles de relance automatisées. FluxFront est responsable des rétrofacturations liées à sa propre facturation d’abonnement aux Locataires et ne refilera pas ces frais de rétrofacturation aux Locataires.

Traitement des paiements du Locataire

Les Locataires qui utilisent les fonctionnalités de traitement des paiements de FluxFront connectent leur propre compte à notre processeur de paiement intégré. Nous utilisons un modèle de tarification interchange plus. Nous ne manipulons pas les fonds des Locataires, ne les conservons pas et n’en prenons pas possession. Le Locataire est le commerçant responsable des biens et services rendus.

Les données de carte sont recueillies exclusivement par notre processeur de paiement. FluxFront ne conserve que des métadonnées (marque de la carte, quatre derniers chiffres) et des références tokenisées. Les remboursements, les rétrofacturations et les litiges entre un Locataire et un Consommateur final sont réglés directement entre eux.

Identifiants de paiement enregistrés (carte au dossier)

Lorsqu’un client choisit d’enregistrer une carte au dossier, cette carte peut être prélevée à une date ultérieure pour des travaux de réparation terminés que le client a approuvés au moyen d’une estimation écrite. Le montant prélevé est le total final du bon de travail; il peut dépasser l’estimation approuvée d’au plus 10 %, conformément à la Loi sur la réparation de véhicules automobiles de l’Ontario, et jamais davantage sans une nouvelle estimation écrite que le client approuve. Chaque prélèvement est lié à un bon de travail autorisé précis : il n’y a aucun prélèvement ouvert ou récurrent. Le client reçoit un reçu par texto pour chaque prélèvement et peut demander en tout temps au Locataire de retirer sa carte enregistrée, ce qui retire l’autorisation. À titre de commerçant responsable, le Locataire doit obtenir cette autorisation et la respecter.

Frais de plateforme sur les frais d’absence : FluxFront ne prélève aucuns frais de plateforme sur les frais d’absence initiés par le Locataire. Les frais d’absence complets, moins les frais de traitement, sont versés directement au Locataire.

6. Propriété intellectuelle

FluxFront conserve tous les droits sur les Services, y compris les logiciels, les consignes, les configurations d’agents, les conceptions et la documentation.

Vous conservez tous les droits sur vos données de clients, vos éléments de marque et le contenu que vous téléversez dans les Services. En utilisant les Services, vous accordez à FluxFront une licence limitée et non exclusive pour traiter vos données uniquement dans le but de fournir les Services.

Les résultats générés par les agents IA dans le cadre de la prestation des Services (comme les projets de réponses aux avis, les résumés de clients et les transcriptions de conversations) vous sont concédés sous licence pour usage dans votre entreprise, sous réserve du respect des présentes Conditions.

7. Fonctionnalités bêta et expérimentales

Nous pouvons, de temps à autre, rendre disponibles des fonctionnalités bêta ou expérimentales. Ces fonctionnalités sont fournies « telles quelles », sans garantie d’aucune sorte. Nous pouvons modifier ou abandonner les fonctionnalités bêta en tout temps, sans préavis ni responsabilité.

8. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi applicable :

• Les Services sont fournis « tels quels » et « selon leur disponibilité ». Nous ne garantissons pas que les Services seront ininterrompus, sans erreur ou exempts de composants nuisibles.
• En aucun cas notre responsabilité totale envers vous en vertu des présentes Conditions (que ce soit en contrat, en responsabilité délictuelle, en vertu d’une loi ou autrement) ne dépassera le plus élevé des montants suivants : a) le total des frais d’abonnement que vous avez payés à FluxFront au cours des douze (12) mois précédant immédiatement l’événement à l’origine de la réclamation, ou b) 500 $ CA.
• Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, exemplaires ou punitifs, y compris la perte de profits, de revenus, de données, de clientèle ou d’occasions d’affaires, même si nous avons été avisés de la possibilité de tels dommages.
• Lorsque le droit canadien ou un autre droit applicable ne permet pas certaines limitations (comme les limitations de responsabilité en cas de négligence grave, de faute intentionnelle ou de violation du droit de la consommation), la présente section doit être interprétée de façon à s’appliquer dans toute la mesure permise, mais pas au-delà.

9. Indemnisation

Vous indemniserez FluxFront et la dégagerez de toute responsabilité à l’égard des réclamations, dommages, amendes et dépenses (y compris les frais juridiques raisonnables) découlant :

• de votre manquement aux présentes Conditions;
• de votre mauvaise utilisation des Services;
• de votre défaut d’obtenir ou de respecter le consentement des consommateurs (y compris en vertu de la LCAP, de la TCPA, de la BIPA ou d’une loi équivalente), sauf dans la mesure où ce défaut est causé par un défaut des Services que nous n’avons pas corrigé dans un délai raisonnable après en avoir été avisés;
• de votre collecte, utilisation, conservation ou communication de renseignements personnels au moyen des Services d’une manière incompatible avec la loi applicable.

10. Résiliation

Par vous : vous pouvez résilier votre abonnement en tout temps en l’annulant par le portail ou en écrivant à [email protected]. La résiliation prend effet à la fin du cycle de facturation en cours.

Par nous : nous pouvons résilier ou suspendre votre accès en cas de manquement important aux présentes Conditions, de non-paiement, ou en réponse à une procédure judiciaire ou à la demande d’un sous-traitant. Lorsque c’est raisonnable, nous vous donnerons un avis et la possibilité de corriger la situation.

Effet de la résiliation

• Vous devriez exporter vos données avant la résiliation au moyen des outils d’exportation que nous mettons à votre disposition.
• Après la résiliation, nous conserverons vos données pendant le délai de grâce précisé dans la politique de confidentialité (actuellement 30 jours), après quoi nous les supprimerons ou les anonymiserons, sous réserve des exigences légales de conservation.

11. Modifications des Services et des Conditions

Nous pouvons modifier les Services en tout temps. Nous pouvons modifier les présentes Conditions avec un préavis d’au moins 30 jours pour les changements importants. La poursuite de l’utilisation des Services après la date d’entrée en vigueur d’une modification vaut acceptation.

12. Droit applicable et différends

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de l’Ontario et les lois fédérales du Canada applicables en Ontario. Les tribunaux de l’Ontario siégeant à Ottawa ont compétence exclusive pour tout différend.

Vous convenez de tenter de régler tout différend de façon informelle avant de déposer une réclamation formelle. Lorsque vous êtes un consommateur protégé par une loi locale impérative, rien dans la présente section ne vous prive des protections impératives de votre territoire.

13. Dispositions générales

• Intégralité de l’entente. Les présentes Conditions (avec la politique de confidentialité et l’addendum sur le traitement des données) constituent l’intégralité de l’entente entre vous et FluxFront.
• Cession. Vous ne pouvez pas céder les présentes Conditions sans notre consentement écrit. Nous pouvons céder les présentes Conditions à un successeur dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou de la vente de tout ou partie de l’entreprise.
• Divisibilité. Si une disposition est jugée inapplicable, le reste demeure en vigueur.
• Absence de renonciation. Le fait de ne pas faire respecter une disposition ne constitue pas une renonciation.

14. Contact